Achiziționarea serviciilor de organizare evenimente aferente proiectului „CPCI – Creșterea preformanței și călității instituționale prin îmbunătățirea sistemului de evaluare și asistență psihologică la nivelul sistemului judiciar”

26 iulie 2023 Justitie2021 Naționale 0

Caiet de sarcini

Caiet de sarcini 

Achiziţia de servicii de organizare evenimente – Lot 2 și Lot 3

  1. Introducere

Consiliul Superior al Magistraturii, în calitate de beneficiar anunță lansarea procedurii pentru achiziția de servicii de organizare evenimente în cadrul proiectului „CPCI – Creşterea performanţei şi calităţii instituţionale prin îmbunătăţirea sistemului de evaluare şi asistenţă psihologică la nivelul sistemului judiciar” (cod SIPOCA/MySMIS nr. 762/135456), cofinanțat din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Proiectul a cărui implementare a demarat la data de 04.08.2020, are ca obiectiv principal îmbunătățirea sistemelor de recrutare a judecătorilor și procurorilor și de asistență și evaluare psihologică a acestora pe întreg parcursul evoluției profesionale, inclusiv sub aspectul accesului în funcții de conducere, în scopul final al creșterii calității actului de justiție și îmbunătățirii performanței profesionale a sistemului judiciar în ansambul său.

Secțiunea caiet de sarcini face parte integrantă din Documentația de Atribuire și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora fiecare ofertant își va elabora oferta (Propunerea Tehnică și Propunerea Financiară) pentru furnizarea produselor care fac obiectul Contractului ce rezultă din această procedură.

În cadrul acestei proceduri, Consiliul Superior al Magistraturii îndeplinește rolul de Autoritate contractantă în cadrul Contractului.

Pentru scopul prezentei secțiuni a Documentației de Atribuire, orice activitate descrisă într-un anumit capitol din Caietul de Sarcini și nespecificată explicit în alt capitol, trebuie interpretată ca fiind menționată în toate capitolele unde se consideră de către Ofertant că aceasta trebuia menționată pentru asigurarea îndeplinirii obiectului Contractului.

  1. Contextul realizării acestei achiziții de servicii
    1. 2.1.Informații despre Autoritatea contractantă

Autoritatea contractantă este Consiliul Superior al Magistraturii, instituție centrală în cadrul sistemului judiciar din România. Funcționarea și atribuțiile Consiliului Superior al Magistraturii sunt prevăzute în Constituția României și în Legea nr. 305/2022 privind Consiliul Superior al Magistraturii.

    1. 2.2.Informații despre contextul care a determinat achiziționarea serviciilor

În contextul lansării în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă a cererii de proiecte IP 10/2018 – Sprijin pentru acțiuni de consolidare a capacității instituțiilor din sistemul judiciar, Consiliul Superior al Magistraturii a depus proiectul „CPCI – Creșterea performanței și calității instituționale prin îmbunătățirea sistemului de evaluare și asistență psihologică la nivelul sistemului judiciar” și a semnat contractul de finanțare aferent.

Obiectivul general al proiectului constă în îmbunătățirea sistemelor de recrutare a judecătorilor și procurorilor și de asistență și evaluare psihologică a acestora pe întreg parcursul evoluției profesionale, inclusiv sub aspectul accesului în funcții de conducere, în scopul final al creșterii calității actului de justiție și îmbunătățirii performanței profesionale a sistemului judiciar în ansamblul său, şi are ca obiective specifice: perfecționarea sistemelor de evaluare psihologică a judecătorilor și procurorilor; modernizarea procedurilor de evaluare prin implementarea unei soluții informatice integrate şi optimizarea mecanismului de asistență psihologică a judecătorilor și procurorilor.

Rezultatele previzionate ale proiectului constau în: îmbunătăţirea sistemelor de evaluare psihologică a judecătorilor și procurorilor; elaborarea şi implementarea unei soluții IT integrate pentru evaluarea și asistența psihologică la nivelul sistemului judiciar; formarea profesională a personalului cu atribuții specifice; îmbunătățirea mecanismului de asistență psihologică a judecătorilor și procurorilor şi realizarea unei campanii de informare și conștientizare privind beneficiile și accesul la instrumente moderne de definire și asistență pentru dezvoltarea profilului psiho-profesional în cadrul sistemului judiciar.

Achiziția de servicii de organizare evenimente este necesară pentru buna organizare şi desfăşurare a evenimentelor din cadrul proiectului, respectiv a campaniei de informare şi conştientizare de la nivelul întregului corp profesional al magistraţilor, conferinţei finale de diseminare a rezultatelor și a sesiunilor de formare profesională.

    1. 2.3.Informații despre beneficiile anticipate de către Autoritatea Contractantă

Serviciile de organizare evenimente permit desfășurarea activităților specifice din cadrul proiectului (sesiuni de formare, sesiuni de informare, conferințe etc.) în condiții optime (spații adecvate, resurse necesare, personal de specialitate etc.), fiind o condiție esențială pentru colectarea informațiilor necesare și atingerea astfel a rezultatelor preconizate.

  1. Descrierea serviciilor solicitate

3.1 Categorii de servicii

Operatorul economic trebuie să furnizeze următoarele categorii de servicii pentru evenimentele desfăşurate în cadrul proiectului „CPCI – Creşterea performanţei şi calităţii instituţionale prin îmbunătăţirea sistemului de evaluare şi asistenţă psihologică la nivelul sistemului judiciar”:

 

Nr. crt. Eveniment Localitate de desfasurare Perioada de desfasurare Categorii de servicii/eveniment
Lotul 2 – Activitatea 3 – Formarea şi pregătirea personalului responsabil cu implementarea mecanismelor îmbunătăţite de evaluare şi asistenţă psihologică
1. sesiuni de formare București sept.23 servicii inchiriere sala cu o capacitate de 50 persoane* x 5 zile
servicii  catering 30 pers x 5 zile (2 pauze cafea/pers; 1 pranz/pers)
servicii suplimentare – 30 pers x 5 zile (cazare cu mic dejun; cina; transport dus-intors)
servicii suport pentru organizare evenimente: cel putin 1 persoana;
Lotul 3 – Activitatea 5 -Derularea unei campanii de informare şi conştientizare la nivelul întregului corp profesional al magistraţilor
1. 31 sesiuni de informare câte 2 sesiuni în București,  Cluj Napoca, Iași, Timișoara

câte 1 sesiune în Alba Iulia, Sibiu, Brașov, Sfântu Gheorghe, Călărași, Giurgiu, Slobozia, Baia Mare, Constanța, Tulcea, Craiova, Târgu Jiu, Galați, Oradea, Satu Mare, Pitești, Râmnicu Vâlcea, Ploiești, Buzău, Târgoviște, Suceava, Arad, Miercurea Ciuc

 oct-nov. 2023 servicii inchiriere sala cu o capacitate de 40* persoane x 1 zi
servicii  catering 40 pers x 1 zi (2 pauze cafea/pers; 1 pranz/pers)
servicii suport pentru organizare evenimente: cel putin 2 persoane; 
2. conferința finală București nov. 2023 servicii inchiriere sala cu o capacitate de 100 persoane x 1 zi
servicii catering 100 pers x 1 zile (2 pauze cafea/pers; 1 pranz/pers)
servicii suport pentru organizare evenimente: cel putin 2 persoane; 

*cu respectarea regulilor de distanţare fizică între participanţi, în vigoare la data desfăşurării evenimentului

3.2 Descrierea categoriilor de servicii (cerințe obligatorii):

  1. Servicii închiriere sală. Sala trebuie să aibă cel puţin următoarele facilităţi:

– capacitate conform specificului fiecărui eveniment (asigurând respectarea regulilor de distanţare fizică între participanţi, în vigoare la data desfăşurării evenimentului): cel puțin 30 de persoane pentru lotul 2 și cel puțin 40 de persoane (pentru 31 sesiuni de informare), respectiv 100 de persoane (pentru conferința finală) pentru lotul 3;

– sala trebuie să fie amplasată central (pe o rază de 2 km față de km 0) pentru evenimentele desfășurate în țară, iar pentru evenimentele desfășurate în Bucuresti pe o rază de 5 km față de Piața Universității în vederea facilitării deplasării participanților și a organizatorilor;

– sa fie dotată cu logistica necesară (laptop, videoproiector, ecran de proiecţie, telecomandă care să permită schimbarea slide-urilor de la distanță, instalaţie de sonorizare/amplificare, conexiune la internet prin wi-fi, tablă normală sau tablă cu markere, acces la servicii de listat sau copiat documente, instalație de aer condiţionat/climatizare funcțională şi silențioasă, instalaţie de iluminat funcţională care să asigure vizibilitatea optimă pe întreaga suprafaţă a sălii etc.);

– asigurarea garderobei adecvate;

– cel puțin 1 microfon mobil pentru intervențiile participanților și microfoane fixe la prezidiu;

– să fie accesibilă inclusiv persoanelor cu dizabilități;

– să poată fi organizată în format teatru/masă rotundă/sală de clasă/etc., în funcție de necesităţi; modalitatea în care operatorul economic trebuie să organizeze sala va fi comunicată de autoritatea contractantă cu 7 zile înainte de desfășurarea evenimentului; 

– să nu aibă stâlpi interiori sau alte elemente care pot îngusta/limita vizibilitatea participanţilor;

– să aibă spaţiu destinat prezidiului/vorbitorilor vizibil din toate colţurile sălii;

– să permită postarea de afişe/bannere/roll-upuri care conţin informaţii despre proiect;

– să fie izolată din punct de vedere fonic astfel încât derularea evenimentului să nu fie perturbată de eventualele zgomote exterioare sălii;

– în afara sălii, trebuie să existe un spaţiu destinat înregistrării participanţilor şi distribuirii de materiale.

  1. Servicii de catering 

Se vor asigura pentru fiecare pauză de cafea: 

  • apă plată și minerală (îmbuteliate în sticle de maximum 0,5 litri);
  • ceai (minimum 3 tipuri și se va asigura că există termosuri cu apă fierbinte pentru asigurarea temperaturii constante a apei);
  • zahar alb și brun (pliculețe) și îndulcitor;
  • cafea (aparat tip ”espressor”, exclus cafea instant);
  • lapte;
  • produse de patiserie dulce și sărată.

Operatorul economic se va asigura ca produsele menționate mai sus să nu lipsească din zona de servire, astfel încât acestea să fie suficiente pentru participanți (se va asigura de aprovizionarea constantă cu alimente a standurilor cu mâncare și cu băuturi).

Meniul pentru prânz va fi de tip bufet suedez, şi va cuprinde cel puţin:

  • aperitive (3 opţiuni) din care cel puțin un fel vegetarian;
  • ciorbă/supă (3 opţiuni) din care cel puțin un fel vegetarian;
  • fel principal  (3 opţiuni) din care cel puțin un fel vegetarian;
  • garnituri (3 opţiuni) din care cel puțin un fel vegetarian;
  • salate (3 opţiuni) din care cel puțin un fel vegetarian;
  • pâine;
  • desert;
  • apă plată şi minerală, îmbuteliate în sticle de maximum 0,5 litri;
  • cafea (aparat tip ”espressor”, exclus cafea instant) şi ceai;
  • zahar alb și brun (pliculețe) și îndulcitor. 

Operatorul economic se va asigura că produsele menționate mai sus să nu lipsească din zona de servire, astfel încât acestea să fie suficiente pentru participanți (se va asigura de aprovizionarea constantă cu alimente a standurilor cu mâncare și cu băuturi).

Pauzele de cafea şi prânzul vor fi asigurate în aceeaşi locaţie (imobil) în care se va desfăşura evenimentul. Prânzul se va servi într-o sala având destinaţia de sală de servire mese (nu se vor accepta săli improvizate care au în mod normal altă destinaţie). Durata mesei de prânz este prevăzută pentru o perioadă de aproximativ o oră și jumătate și se va asigura că în acest timp spațiul destinat mesei de prânz va fi exclusiv pentru eveniment.

Operatorul economic va include în propunerea tehnică și va lua în calcul produsele și serviciile adiționale atât pentru pauzele de cafea cât și pentru prânz (cești de cafea cu farfurioare din ceramică, pahare din sticlă, veselă de ceramică, tacâmuri de inox, fețe de masă, șervețele, echipamente și recipiente pentru păstrarea mâncării calde, personalul care deservește serviciul de catering etc).

Operatorul economic se va asigura că mâncarea este caldă pe perioada servirii, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție, pentru care se pot elibera certificate de calitate, la nevoie). De asemenea, pentru băuturile reci, operatorul economic trebuie să se asigure că deţine recipientele necesare pentru menținerea temperaturii produselor.

Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai înalte standarde de igienă și curățenie, respectând normele în vigoare.

Operatorul economic va afișa într-un loc vizibil lista cu alergenii conținuți de produsele servite.

Operatorul economic va asigura personal de servire a meselor de prânz.

  1. III.Servicii suport pentru organizare evenimente. Serviciile de asistență tehnică pe toată perioada desfășurării evenimentului se vor asigura prin prezența a minimum 1 (una) persoană – coordonator de eveniment, cu experiență la nivelul a minim 2 contracte similare în care a derulat activități de organizare și coordonare de evenimente (demonstrată prin scrisori de recomandare) pentru Lotul 2 și a minimum 2 (două) persoane din care un coordonator de eveniment, cu experiență la nivelul a minim 2 contracte similare în care a derulat activități de organizare și coordonare de evenimente (demonstrată prin scrisori de recomandare) pentru Lotul 3.

Serviciile de asistență tehnică constau în:

  • marcarea sălilor cu informaţii despre eveniment pentru localizarea cu uşurintă a acestora de către participanţi;
  • buna funcționare a echipamentelor și instalațiilor solicitate pe tot parcursul evenimentului;
  • primirea şi  înregistrarea  participanților la eveniment pe listele de prezenţă;
  • întocmirea documentației privind respectarea Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), conform formularelor și regulilor finanţatorului;
  • distribuirea mapelor/obiectelor promoționale către participanți;
  • informarea şi îndrumarea participanţilor la foaier, toalete, locaţia pauzei de cafea/de prânz;
  • realizarea etichetelor tip „călăreți” pentru vorbitori;
  • realizarea de fotografii profesioniste; fotografiile trebuie să fie realizate astfel încât să fie evidențiați toți participanții și se va asigura că se vor realiza cel puțin 50 de fotografii;
  • supervizarea serviciilor de catering;
  • colectarea de la participanţi şi predarea către Autoritatea contractantă a tuturor formularelor privind participarea, inclusiv asigurarea completării acestora conform regulilor finanţatorului.

De asemenea, operatorul economic va realiza o prezentare de cel puțin 10 minute, privind principiile orizontale, conform Ghidul Beneficiarului POCA și a Ghidului beneficiarului privind abordarea principiilor orizontale la nivelul proiectelor finanțate din Programul Operațional Capacitate administrativă 2014-2020:

  • dezvoltare durabilă (o secțiune cu privire la importanța protecției mediului și dezvoltării durabile, problemele de mediu și tema schimbărilor climatice);
  • egalitate de şanse, nediscriminare şi egalitate de gen (o secțiune de promovare a egalității de șanse între femei și bărbați, a egalității de șanse pentru toți, fără discriminare în funcție de gen, rasă, origine etnică, religie, handicap, vârstă, orientare sexuală).

Întreaga documentație privind principiile orizontale va fi transmisă Autorităţii contractante cu 7 zile înaintea evenimentului pentru a primi acordul acesteia.

  1. Servicii suplimentare (cazare cu mic dejun, cină şi transport dus-întors) – Lotul 2:
  • Cazare cu mic dejun:

– serviciile de cazare constau în rezervarea de camere şi cazare cu mic dejun pentru numărul de persoane specific fiecărui eveniment;

 – cazarea se va deconta pentru numărul de nopţi specific fiecărui eveniment, în cameră single sau dubla în regim single. În eventualitatea solicitării unei camere în regim double, diferenţa pentru cazare va fi suportată de către participant pentru însoţitorul acestuia şi va fi achitată de către acesta la recepţia hotelului;

– cazarea se va asigura  în aceeaşi unitate hotelieră în care se va desfăşura evenimentul;

– camerele trebuie să aibă cel puţin următoarele facilităţi: aer condiţionat/sistem de încălzire/răcire, telefon intern şi internaţional, acces internet, TV color, grup sanitar propriu, duş cu apă caldă;

– unitatea hotelieră trebuie să dispună de acces pentru persoanele cu dizabilități, de locuri de parcare și să fie amplasată astfel încât participanţii să aibă acces la mijloacele de transport în comun din zonă;

– în cadrul serviciilor de cazare vor fi incluse costurile privind micul dejun;

– toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice etc.) vor fi achitate de către participanţi înainte de plecare.

– serviciile de cazare trebuie sa respecte prevederile Hotărârii nr. 714 din 2018 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării în interesul serviciului, cu modificările și completările ulterioare

  • Cină: 

– cina se va asigura pentru numărul de persoane și pentru numărul de zile specificate în tabelul de la punctul 3.1 și va fi servită á la carte, în limita sumei de 100 lei (fără TVA)/persoană;  

– cina va  fi asigurată în aceeaşi locaţie (imobil) în care se va desfăşura evenimentul, sala având destinaţia de sală de servire mese (nu se vor accepta săli improvizate care au în mod normal altă destinaţie). 

  • Transport dus-intors:

– transportul se va deconta pentru numărul de persoane specificat în tabelul de la punctul 3.1, în limita sumei de 500 lei (fără TVA)/călătorie dus-întors;

– decontarea se va realiza în baza ordinului de deplasare care să reflecte datele de desfăşurare a evenimentului;

 – se va deconta transportul cu autoturismul (7,5 litri/100 km – calculul distanțelor se va face folosind calculatorul de distanţă www.distanta.ro – print-screen ca document justificativ), avionul (clasa economic) sau cu trenul (inclusiv la cuşetă în regim single); 

 – decontarea serviciilor de transport se va face pe baza documentelor justificative puse la dispoziţie de către participanţi:

  • pentru transportul cu autoturismul: bonul fiscal de combustibil (emis la o staţie de carburant din localitatea de domiciliu sau dintr-o localitate aflată pe traseul dintre localitatea de domiciliu şi localitatea de desfăşurare a evenimentului) pe care se va înscrie codul de înregistrare fiscală al operatorului care decontează, iar pe verso-ul bonului se va menţiona persoana care efectuează deplasarea. Bonul fiscal trebuie să fie emis în perioada de desfăşurare a evenimentului sau cu o zi înainte de eveniment;
  • pentru transportul cu avionul: factura fiscală emisă pe datele de identificare ale operatorului care decontează, biletele de avion/boarding-pas-urile şi documente justificative pentru transportul dus-întors între aeroport şi locul de desfăşurare a evenimentului (transport efectuat cu mijloacele de transport în comun sau taxi);
  • pentru transportul cu trenul: bilete de tren clasa a II-a pentru distanţe de până la 300 de Km sau cuşeta în regim single pentru distanţe mai mari de 300 de Km  şi documente justificative pentru transportul dus-întors între gară şi locul de desfăşurare a evenimentului (transport efectuat cu mijloacele de transport în comun sau taxi);

– decontul cheltuielilor se va realiza în maximum 5 zile de la data finalizării evenimentului;

– în vederea decontării cheltuielilor de transport ale participanţilor organizatorul trebuie să realizeze următoarele:

  • va prelua de la participanţi documentele justificative pentru decontarea transportului;
  • va face o copie a ordinului de deplasare completat şi stampilat  pentru fiecare participant la eveniment căruia i se asigură decontarea transportului.

Numărul exact al participanților care vor beneficia de pachetele de decontare (cazare cu mic dejun, cină şi transport dus-întors) va fi comunicat operatorului economic cu minim 3 zile lucrătoare înainte de ziua desfășurării evenimentului.

3.3 Precizări suplimentare

Pentru fiecare eveniment operatorul economic trebuie să asigure şi următoarele servicii:

  • Ante eveniment:
  • întocmirea, cu cel puțin 10 zile înainte de desfășurarea fiecărui eveniment, a unei hărţi a locaţiei, care va fi transmisă de către Autoritatea contractantă participanţilor pentru a facilita accesul acestora la locul desfăşurării evenimentului;
  • asigurarea transportului materialelor ce vor fi distribuite în cadrul evenimentelor de la sediul Autorităţii contractante la locul de desfăşurare a acestora. Predarea materialelor către operatorul economic se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;
  • multiplicarea materialelor (agendă, prezentări, etc) şi asamblarea mapelor ce vor fi distribuite participanţilor; se estimează că se vor printa aproximativ 50 de pagini/participat, iar printurile se vor realiza color;
  • va asigura pregătirea sălii în care se va desfășura evenimentul: asigurarea curățeniei, verificarea echipamentelor tehnice, verificarea stării mobilierului etc.
  • Post eveniment
  • realizarea unei evidențe electronice cu persoanele participante la evenimente, întocmită conform instrucțiunilor Autorității Contractante;
  • returnarea la sediul autorităţii contractante a materialelor rămase nedistribuite în urma evenimentului, precum și a roll-up-urilor. Predarea materialelor de către operatorul economic se va face pe bază de proces verbal de predare-primire;
  • realizarea unui raport după finalizarea evenimentelor organizate în cadrul fiecărei locaţii, care va fi înaintat autorităţii contractante în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la finalizarea ultimului eveniment. Raportul va prezenta modul de desfășurare a evenimentului/evenimentelor şi va avea următoarele anexe: 
  1. Lista de prezenţă semnată de participanții la eveniment şi alte formulare legate de participarea la eveniment conform regulilor finanţatorului, în original;
  2. Lista materialelor/obiectelor promoţionale distribuite semnată de către toţi participanţii;
  3. Bugetul detaliat al evenimentului pe categorii de servicii: servicii închiriere sală, servicii catering, servicii suport pentru organizare evenimente;
  4. Documente transmise participanților (invitația, agenda evenimentului, etc.);
  5. Documentele prezentate în timpul evenimentului – conținutul mapei de eveniment (inclusiv prezentările din cadrul acesteia);
  6. Documentele justificative necesare decontării costurilor de cazare şi costurilor de transport pentru participanţi:
  • diagramă de cazare care să conțină numele persoanelor care au beneficiat de cazare, emisă, semnată și ștampilată de către unitatea hotelieră în original;
  • listele participanților care s-au deplasat la locul desfășurării evenimentelor și cărora li s-au decontat cheltuielile de transport, semnate și ștampilate de operatorul economic, în original; 
  • ordinele de deplasare individuale ale participanților care beneficiază de transport și/sau cazare, semnate și ștampilate, în copie conform cu originalul;
  • documentele de transport (bonurile fiscale de combustibil, biletele de transport – tren, biletele de avion/ boarding-pas-urile, etc.) în copie conform cu originalul; 
  • printscreen de pe site-ul www.distanţa.ro, utilizat pentru stabilirea numărului de km care se decontează, efectuat la data stabilirii distanței;  
  • dovada că operatorul economic a efectuat plata cheltuielilor de transport către participanți, în original, constând în ordine de plată, semnături de primire a contravalorii transportului etc., după caz; 
  1. Tabel centralizator privind decontarea cheltuielilor de deplasare, după modelul pus la dispoziție de autoritatea contratantă;
  2. Fotografiile realizate se vor înmâna pe suport electronic DVD/memory stick;
  1. Atribuțiile și responsabilitățile părților

Datorită specificului activității derulate de către participanții la eveniment, aceștia ar putea infirma participarea lor cu puțin timp înainte de începerea evenimentului, impunându-se astfel anularea serviciilor necesare comandate pentru aceștia (masă, pauză de cafea, cazare, cină). În acest caz, operatorul economic va anula serviciile necesare comandate pentru aceștia fără a percepe penalizări în acest sens, plata efectuându-se pentru serviciile efectiv prestate.

Operatorul economic își asumă că toate cheltuielile prilejuite de implementarea activităților contractuale sunt incluse în prețul contractelor și nu poate solicita decontarea unor cheltuieli suplimentare față de acesta.

Operatorul economic trebuie să consulte Autoritatea contractantă cu privire la orice aspect/problemă care apare în procesul de implementare. Autoritatea contractantă poate să aprobe sau să avizeze diferitele solicitări primite din partea operatorului economic, după caz.

Operatorul economic trebuie să asigure respectarea cerinţelor privind regulile sanitar-veterinare, a reglementărilor referitoare la condiţiile de muncă şi protecţia muncii propriilor angajaţi, în caz contrar asumându-și responsabilitatea cu privire la orice incident ar putea apărea.

Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai bune standarde de igienă și curățenie, motiv pentru care operatorul economic trebuie să deţină toate avizele/autorizările necesare asigurării produselor de bucătărie în sistem catering. 

În cazul în care Operatorul economic este o asociere alcătuită din doi sau mai mulți operatori economici, toți aceștia vor fi ținuți solidar responsabili de îndeplinirea obligațiilor din Contract.

Operatorul economic va adopta toate măsurile necesare pentru a asigura, în mod continuu, personalul, echipamentele și suportul necesare pentru îndeplinirea în mod eficient a obligațiilor asumate prin Contract.

Operatorul economic are obligația de a asigura disponibilitatea personalului, pe toată durata Contractului.

Operatorul economic are obligația de a asigura desfășurarea activităților stipulate în Contract prin acoperirea cu personal experimentat pe toată durata implementării Contractului. 

Operatorul economic are obligația să respecte, în elaborarea tuturor documentelor, normele Manualului de identitate vizuală POCA 2014-2020.

Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a hotărî cu privire la meniuri, drept pentru care operatorul economic va transmite cel puţin 3 propuneri care să îndeplinească toate condițiile minime detaliate la categoria – Servicii de catering.  

Numărul participanților, programul de desfășurare a fiecărui eveniment, inclusiv intervalele orare pentru pauzele de cafea, vor fi comunicate operatorului economic cu minim 5 zile înainte de eveniment.

Autoritatea Contractantă se obligă să efectueze plata, în termen de 30 de zile de la data înregistrării facturii electronice la  Autoritatea Contractantă, în conformitate cu prevederile OMFP nr.1792/2002.

Autoritatea contractantă va achita doar contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini, în baza facturilor emise de operatorul economic.

Facturile vor fi emise de operatorul economic după finalizarea evenimentelor organizate în cadrul fiecărei locaţii, după semnarea procesului verbal de recepție cantitativă și calitativă privind serviciile prestate.

Autoritatea contractantă se obligă să recepţioneze serviciile prestate în termenele stabilite. Recepţia se va face conform prevederilor de la punctul 5.

Autoritatea contractantă se obligă să pună la dispoziția operatorului economic, cu promptitudine, orice informații care pot fi relevante pentru îndeplinirea obiectului contractului și să asigure toate resursele necesare care sunt în sarcina sa pentru buna derulare a contractului.

  1. Recepția serviciilor

Recepţia se va face pe bază de proces verbal de recepție cantitativă și calitativă privind serviciile prestate, pe baza raportului întocmit după finalizarea evenimentelor organizate, semnat între Autoritatea contractantă și Operatorul economic. 

Raportul va trebui predat Autorităţii contractante atât în formă scrisă (cel puţin un exemplar original, semnat), cât şi în format electronic editabil, în limba română și va fi însoțit de toate anexele precizate la punctul 3.3.

Eventualele observaţii/obiecţiuni ale Autorităţii contractante pe documentele înaintate de către Operatorul economic vor fi aduse la cunoştinţa acestuia în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii acestora.

  1. Modalități si condiții de plată 

Operatorul economic va emite factura pentru serviciile prestate după semnarea de către Autoritatea Contractantă a procesului verbal de recepție cantitativă și calitativă. Factura va avea menționat numărul contractului, datele de emitere și de scadență ale facturii respective, codul/titlul complet al proiectului „CPCI – Creșterea performanței și calității instituționale prin îmbunătățirea sistemului de evaluare și asistență psihologică la nivelul sistemului judiciar”, COD SIPOCA 762/MySMIS 135456, precizarea „Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020”, contul IBAN al CSM din care va fi efectuată plata.

Factura va fi trimisă prin sistemul de facturare electronică.

Operatorul economic va factura doar serviciile efectiv prestate și recepționate de către Autoritatea Contractantă.

Facturile emise de operatorul economic vor evidenția valoarea serviciilor de organizare de evenimente și vor conține în anexă defalcarea cheltuielilor pe categorii de servicii:

  • servicii închiriere sală;
  • servicii de catering;
  • servicii suport pentru organizare evenimente;
  • servicii suplimentare (după caz).

Pentru justificarea acestor cheltuieli operatorul economic va pune la dispoziţia beneficiarului raportul întocmit după finalizarea evenimentelor împreună cu anexele acestuia.

Plățile se vor efectua în termen de 30 de zile de la data înregistrării facturii electronice la  Autoritatea Contractantă, în conformitate cu prevederile OMFP nr.1792/2002. 

Dacă factura are elemente greșite și/sau greșeli de calcul identificate de Autoritatea contractantă și sunt necesare revizuiri, clarificări suplimentare sau alte documente suport din partea Contractantului, termenul de 30 de zile pentru plata facturii se suspendă. Repunerea în termen se face la momentul îndeplinirii condițiilor de formă și de fond ale facturii.

  1. Cadrul legal care guvernează relația dintre Autoritatea contractantă și Contractant (inclusiv în domeniile mediului, social și al relațiilor de muncă)

Ofertantul devenit Contractant trebuie să respecte toate prevederile legale, aplicabile la nivel naţional, dar şi regulamentele aplicabile la nivelul Uniunii Europene. 

Pe perioada realizării tuturor activităţilor din cadrul contractului, Contractantul este responsabil de implementarea celor mai bune practici, în conformitate cu legislaţia şi regulamentele existente la nivel naţional şi la nivelul Uniunii Europene.

Ofertantul devenit Contractant are obligația de a respecta în executarea Contractului obligațiile aplicabile în domeniul mediului, social și al muncii instituite prin dreptul Uniunii, prin dreptul național, prin acorduri colective sau prin dispozițiile internaționale de drept în domeniul mediului, social și al muncii.

RĂSPUNS CONSOLIDAT CLARIFICĂRI

page1image1615460400